印刷機メーカーのB2Bコマースとバックオフィス
印刷機メーカー初の業務システムとして、取引先が自ら消耗品を選んで見積を依頼するB2Bコマースと、社内の工程・受注を管理するバックオフィスを企画、設計、構築しました。電話とFAXで受けていた見積依頼はサイトから整った依頼書で届き、4枚のエクセルシートで回していた工程・受注は、列と並びをそのまま生かして一つのシステムに移しました。
4枚のエクセルに散らばった工程を、注文カード1枚に
会計ソフトで受けた受注番号をエクセルに書き写し、工程と注文の種類ごとに4枚のシートに分けて管理していた仕事をシステムに移しました。新しい画面を覚えてもらう代わりに、毎日使っていたエクセルの列名と並びをそのまま持ち込み、行に散らばっていた品目を注文単位のカードにまとめました。同じデータをカード、ボード、表の3通りで見られ、行ごとに数式をコピーして求めていた重量や数量はシステムが計算します。

事務所は数字を押して一覧へ、現場はスマホのボタン一つで
ダッシュボード最上段の一行に、今日の依頼、進行中、納期超過、止まっている工程が表示され、数字を押すとその一覧がすぐ開きます。工程責任者はスマホで自分の番のものだけをまとめて見て、大きなボタン一つで次の工程へ送ります。終わっていない品目は外して送れ、押し間違えたら12秒以内に取り消せます。送った日付と担当者は書き込まなくても自動で残ります。

エクセルのように絞り込み、遅れそうな仕事を先に知らせる受注台帳
受注台帳はエクセルのオートフィルターのように絞り込み、並べ替え、合計を出し、必要ならそのままエクセルでダウンロードできます。使い慣れたエクセルを捨てるようには言いませんでした。納期カレンダーは遅れそうな注文を先に示し、工程別の所要日数と不良分析でボトルネックの場所を確かめます。単価は権限のある人だけに見え、誰がいつ何を変えたか、変更前後の値が残ります。

この仕事のポイント
B2B見積サイトと工程・受注バックオフィスを一つのシステムに
エクセルの列と並びを生かした工程管理と、現場スマホでの工程送り
顧客名義のデータベースと毎日の自動バックアップ、単価の権限と変更履歴
インサイト
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