고객 자료 준비: 기존 데이터 이관 자료

엑셀이나 기존 프로그램으로 관리하던 품목·거래처·회원·재고·잔액을 새 업무 시스템으로 옮기려면, 고객이 그 데이터를 정리된 형태로 넘겨 주어야 합니다. 새 시스템이 첫날부터 실제 업무에 쓰이려면 이 자료가 있어야 하고, 어떤 행이 맞는 값인지는 고객만 판단할 수 있기 때문입니다.
고객 자료 전반은 고객 자료 준비 가이드에 있습니다.

넘겨 주실 데이터

자료	담길 내용	확인할 점
품목(상품) 목록	품목코드, 품목명, 규격, 단위, 기본 단가, 사용 여부	판매 중단 품목도 표시해서 함께 주십시오
거래처 목록	거래처코드, 상호, 사업자번호, 담당자, 연락처, 거래 구분(매입·매출)	같은 거래처가 두 줄로 있지 않은지
회원·고객 목록	회원번호, 이름, 필요한 연락처 칸, 가입일, 등급	새 시스템에 필요한 칸만
기초재고	품목코드별 수량, 창고(위치), 기준일	기준일이 없는 재고표는 쓸 수 없습니다
시작 잔액	거래처별 미수금·미지급금, 선수금, 적립금 등	잔액의 기준일과 계산 근거
코드 체계	품목코드·거래처코드를 만드는 규칙	규칙이 없다면 없다고 알려 주십시오

거래 이력(지난 주문·출고 내역)까지 옮길지는 범위에 따라 달라집니다. 옮길지, 잔액만 넘기고 이력은 기존 파일로 보관할지를 착수 전에 정해 두기를 권합니다. 범위를 정하는 항목은 업무 시스템 개발 견적을 정하는 항목: 착수 전 체크리스트에 정리해 두었습니다.

데이터 이관이 가장 오래 걸리는 이유

화면과 기능은 개발사가 만들 수 있지만, 데이터 정리는 개발사가 대신할 수 없습니다. "홍길동상사"와 "(주)홍길동상사"가 같은 곳인지, 코드가 두 개인 품목 중 어느 쪽이 살아 있는지, 재고표의 음수가 실수인지 실제인지는 업무를 아는 사람만 답할 수 있습니다. 개발사는 이런 의심스러운 행을 목록으로 뽑아 드리고, 고객이 하나씩 결정하는 방식으로 진행됩니다. 이 왕복이 길어지는 것이 일정이 밀리는 가장 흔한 원인이므로, 개발과 나란히 일찍 시작하기를 권합니다.

엑셀로 버티기 어려워지는 시점에 대해서는 엑셀에서 업무 시스템으로 넘어갈 때를 알리는 5가지 신호에서 다루었습니다.

옮길 수 있는 엑셀로 만드는 규칙

사람이 보기 좋은 엑셀과 프로그램이 읽을 수 있는 엑셀은 다릅니다. 아래 규칙을 지키면 변환 과정에서 값이 빠지거나 틀어지는 일이 크게 줄어듭니다.

1. 한 행에 한 건. 거래처 하나, 품목 하나가 정확히 한 줄이어야 합니다.
2. 셀 병합 금지. 병합된 칸은 첫 줄에만 값이 남고 나머지 줄은 비어서 읽힙니다.
3. 합계 행·빈 행·소제목 행을 넣지 않습니다. 중간의 "소계" 줄은 품목 하나로 잘못 읽힙니다.
4. 색깔로만 의미를 표시하지 않습니다. "빨간 줄은 거래 중단" 같은 표시는 옮겨지지 않습니다. 상태 같은 칸을 따로 만들어 글자로 적어 주십시오.
5. 한 칸에 한 값. "010-0000-0000 / 02-000-0000"처럼 두 값을 한 칸에 넣지 말고 칸을 나눕니다.
6. 날짜와 숫자 형식을 통일합니다. 날짜는 2026-01-31 한 가지 형식으로, 금액과 수량에는 "원", "개" 같은 글자를 붙이지 않습니다.
7. 코드 중복을 없앱니다. 같은 코드가 두 품목에 붙어 있으면 어느 쪽인지 정해 주십시오.
8. 폐기·중단 항목은 지우지 말고 표시합니다. 지난 거래에서 참조되는 경우가 있어 삭제보다 사용 안 함 표시가 안전합니다.
9. 이름만 다른 같은 거래처를 하나로 정리합니다. 사업자번호가 같은 줄을 모아 보면 대부분 찾을 수 있습니다.

파일이 서로 다를 때 정본을 정하는 사람

영업팀 거래처 파일과 경리팀 거래처 파일이 다른 경우가 많습니다. 이때 개발사가 임의로 한쪽을 고르지 않습니다. 착수 전에 자료마다 정본을 결정할 담당자 한 명을 정해 주십시오. 예를 들어 품목은 구매 담당, 잔액은 경리 담당처럼 나누면 질문이 한 사람에게 모여 결정이 빨라집니다.

기준일과 이관 시점

기초재고와 잔액은 반드시 "언제 기준인가"가 함께 있어야 합니다. 개발 중에 받은 데이터는 오픈 시점에는 이미 과거 값이 되므로, 보통 두 번에 나누어 옮기기를 권합니다.

1. 리허설 이관: 개발 중에 받은 데이터로 한 번 옮겨 보고, 빠진 값과 틀린 값을 함께 확인합니다.
2. 정리 반영: 리허설에서 나온 문제를 원본 파일에서 고칩니다. 새 시스템 안에서만 고치면 본 이관 때 같은 문제가 다시 나옵니다.
3. 본 이관: 오픈 직전에 기준일을 정해 최신 데이터를 다시 받아 옮깁니다. 기준일 이후의 거래는 새 시스템에 입력합니다.

같은 거래가 두 번 들어가거나 빠지지 않도록 기준일을 직원 모두에게 미리 알려 두십시오.

개인정보가 들어 있는 파일

회원 연락처처럼 개인정보가 포함된 파일은 다루는 방식을 미리 맞춰야 합니다.

• 필요한 칸만 보냅니다. 새 시스템에 쓰지 않는 칸(예: 생년월일을 쓰지 않는다면 그 칸)은 빼고 보내 주십시오.
• 메신저나 일반 메일 첨부로 가볍게 보내지 않습니다. 전달 방법(암호를 건 파일과 암호의 별도 전달, 접근이 제한된 공유 폴더 등)은 보내기 전에 개발사와 합의합니다.
• 법적으로 옮겨도 되는지는 고객사의 개인정보 담당자나 법률 자문을 통해 확인해 주십시오.

자세한 협의 절차는 개인정보 포함 프로젝트 협의 안내에 있습니다.

보내실 자료 체크리스트

자료	형식
품목 목록	엑셀, 한 행에 한 품목
거래처 목록	엑셀, 사업자번호 칸 포함
회원·고객 목록	필요한 칸만, 합의한 방법으로 전달
기초재고	엑셀, 파일 이름이나 첫 줄에 기준일
시작 잔액	엑셀, 기준일과 거래처코드 포함
코드 체계 설명	짧은 글이나 표
자료별 정본 결정 담당자	이름과 연락처

권한·결재·번호 규칙 같은 업무 규칙은 고객 자료 준비: 업무 규칙 자료에서, 견적서 서식과 직인은 고객 자료 준비: 서식과 직인, 사업자 서류에서 안내합니다. 전체 목차는 개발을 맡기기 전 고객이 준비할 계정과 서류에 있습니다.

자주 막히는 곳

증상	원인	대응
옮긴 뒤 품목 수가 원본보다 많습니다	소계·합계 행이 품목으로 읽혔습니다	합계 행을 지운 파일로 다시 보냅니다
거래처 절반의 연락처가 비어 있습니다	셀 병합으로 첫 줄에만 값이 있었습니다	병합을 풀고 모든 줄에 값을 채웁니다
거래 중단 거래처가 목록에 살아 있습니다	중단을 색깔로만 표시했습니다	상태 칸을 만들어 글자로 적습니다
오픈 첫날 재고가 실제와 맞지 않습니다	리허설 때 데이터로 오픈했거나 기준일이 없었습니다	오픈 직전 기준일을 정해 본 이관을 다시 합니다
같은 질문에 부서마다 답이 다릅니다	정본 결정 담당자가 정해지지 않았습니다	자료별 담당자를 한 명씩 정합니다
리허설에서 고친 오류가 본 이관에 또 나옵니다	원본 파일이 아니라 새 시스템에서만 고쳤습니다	수정은 원본 파일에 반영합니다