고객 자료 준비: 서식과 직인, 사업자 서류

견적서나 거래명세서를 시스템에서 출력하려면 지금 쓰고 계신 서식 원본과 직인 이미지, 사업자 서류 사본을 준비해 주셔야 합니다. 거래처가 이미 익숙한 모양 그대로 문서가 나와야 하고, 사이트 하단 정보나 결제 설정에도 서류에 적힌 값이 그대로 들어가기 때문입니다.

고객 자료 전반은 고객 자료 준비 가이드에 있습니다.

지금 쓰는 서식이 곧 명세입니다

업무 시스템을 만들 때 늦게 발견되기 쉬운 차이가 출력물입니다. 화면은 새로 익히면 되지만, 거래처가 받아 보는 견적서나 거래명세서는 모양이 바뀌면 바로 문의가 옵니다. 그래서 개발사는 지금 쓰고 계신 서식을 명세로 삼아 같은 칸과 순서로 만듭니다.

보내 주실 서식

시스템에서 출력할 문서를 모두 보내 주십시오. 흔히 다음과 같은 것들입니다.

• 견적서
• 거래명세서
• 발주서
• 세금계산서와 함께 보내는 청구서나 내역서
• 그 밖에 거래처에 출력해 보내는 양식(납품확인서, 작업지시서 등)

문서마다 두 가지가 필요합니다.

1. 편집할 수 있는 원본 파일. 엑셀, 한글, 워드 등 실제로 작성하실 때 여는 파일입니다. 칸 너비와 글꼴, 고정 문구를 정확히 옮길 수 있습니다.
2. 실제로 보낸 예시 한두 장. 값이 채워진 PDF나 스캔본입니다. 빈 양식만으로는 품목이 많을 때 다음 장으로 넘어가는 방식, 금액 표기, 비고 칸 사용법을 알 수 없습니다. 거래처 정보가 드러나는 부분은 가려서 보내셔도 됩니다.

서식에서 확인하는 항목

개발사는 받은 서식에서 다음을 하나씩 확인합니다. 서식에 없는 항목이 필요하거나, 있는 항목을 빼고 싶으시면 이 단계에서 알려 주십시오.

구분	확인하는 항목
공급자 정보	상호, 대표자, 사업자등록번호, 주소, 업태·종목, 연락처
받는 쪽 정보	거래처명, 담당자, 연락처
문서 정보	문서 번호 규칙, 작성일, 유효기간, 페이지 번호
품목 표	품명, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 세액, 비고
합계	공급가액 합계, 부가세, 총액, 한글 금액 표기 여부
고정 문구	결제 조건, 입금 계좌, 안내 문구
직인	찍히는 위치와 크기

직인 이미지

출력물에 직인이 찍혀 나가야 한다면 직인 이미지가 필요합니다.

스캔하는 방법

1. 깨끗한 흰 종이에 인주를 고르게 묻혀 선명하게 찍습니다. 번지거나 일부가 흐린 것은 다시 찍는 편이 빠릅니다.
2. 여러 번 찍어 그중 가장 선명한 것을 고릅니다.
3. 휴대폰 촬영보다 스캐너를 권장합니다. 촬영하면 그림자와 기울기가 생깁니다. 해상도는 넉넉하게 설정해 주십시오.
4. 원본 스캔 파일을 그대로 보내 주십시오.

출력물에 올리려면 직인 주위의 흰 바탕을 지운 투명 배경 PNG가 필요합니다. 배경 제거는 개발사가 해도 됩니다. 다만 결과물의 선명도는 원본 스캔 품질이 결정합니다. 흐리게 찍힌 직인은 배경을 지워도 흐립니다.

누가 출력할 수 있는지 정해 주십시오

직인 이미지가 시스템에 들어가면, 직인이 찍힌 문서를 누구나 출력할 수 있게 둘지 정해야 합니다. 개발사는 직인이 들어간 출력을 할 수 있는 권한을 따로 두는 방식을 권장합니다. 예를 들어 직원은 직인 없는 초안만 뽑고, 대표나 관리 담당자만 직인이 찍힌 최종본을 출력하게 할 수 있습니다. 누가 어떤 문서에 직인을 쓸 수 있는지는 회사마다 다르므로, 내부 규정을 먼저 확인해 알려 주십시오.

전자 문서에 넣은 직인 이미지가 어떤 효력을 갖는지는 문서 종류와 거래 관계에 따라 다를 수 있습니다. 이 가이드는 그 판단을 대신하지 않습니다. 필요하면 회사 내부 규정이나 담당 세무사·법무 담당자에게 확인해 주십시오.

직인 파일 다루기

직인 이미지는 유출되면 회사 명의의 문서를 위조하는 데 쓰일 수 있습니다.

• 여러 사람이 들어와 있는 메신저 단체방이나 공개된 게시판에 올리지 마십시오.
• 개발사 담당자에게 직접 전달하고, 전달 뒤에는 보낸 메시지나 공유 링크를 정리해 주십시오.
• 작업이 끝난 뒤 개발사가 받은 원본 스캔을 어떻게 처리할지 미리 정해 두시기를 권장합니다.

사업자 서류

사업자등록증 사본

사업자등록증은 여러 곳에 쓰입니다.

• 웹사이트 하단 사업자 정보. 상호, 대표자, 사업자등록번호, 주소를 서류와 같게 적습니다.
• 출력 서식의 공급자 정보. 견적서와 거래명세서에 들어가는 값입니다.
• 전자세금계산서 발급 설정. 전자세금계산서 발급 준비에서 안내합니다.
• PG 가맹 심사. 온라인 결제를 붙인다면 필요합니다. PG 가맹 신청 (토스페이먼츠)를 참고해 주십시오.

주소나 업종이 바뀐 적이 있다면 최신 서류인지 확인해 주십시오. 오래된 사본의 주소가 사이트에 그대로 올라가는 일이 흔합니다.

통장 사본

결제 대금을 받을 계좌를 설정하거나 서식에 입금 계좌를 적을 때 필요합니다. 예금주가 사업자등록증의 상호나 대표자와 맞는지 확인해 주십시오. 결제 대행사가 정산 계좌에 두는 조건은 대행사마다 안내가 따로 있으니, 결제를 붙인다면 해당 안내를 함께 확인해 주십시오.

필요한 만큼만 보내 주십시오

서류는 쓰일 곳에 필요한 부분만 있으면 됩니다. 서류에 주민등록번호 뒷자리처럼 개발에 쓰이지 않는 정보가 있다면 가리고 보내시기를 권장합니다. 어느 부분이 필요한지 모르시면 먼저 개발사에 물어봐 주십시오.

준비 체크리스트

항목	형식	필수 여부
출력할 서식 원본	엑셀, 한글, 워드 등 편집 가능한 파일	출력 기능이 있으면 필수
서식별 실제 예시	값이 채워진 PDF 또는 스캔	필수
직인 스캔	흰 종이에 찍은 스캔 원본	직인이 들어가면 필수
직인 출력 권한	누가 출력할 수 있는지	직인이 들어가면 필수
사업자등록증 사본	PDF 또는 스캔, 최신본	필수
통장 사본	PDF 또는 스캔, 지금 쓰는 계좌	결제·입금 계좌가 있으면

업무 규칙은 업무 규칙 자료에서, 로고는 로고와 브랜드 파일에서 다룹니다. 계정과 서류 전체 목록은 개발을 맡기기 전 고객이 준비할 계정과 서류에 있습니다.

자주 막히는 곳

증상	원인	대응
출력한 견적서가 예전 것과 달라 거래처 문의가 옵니다	빈 양식만 받아 실제 사용 방식을 몰랐습니다	실제로 보낸 예시를 보내 주시면 맞춰 고칩니다
품목이 많으면 표가 잘립니다	다음 장으로 넘기는 규칙을 정하지 않았습니다	품목이 많았던 예시를 보내 주십시오
직인이 흐리거나 테두리가 지저분합니다	촬영본이거나 흐리게 찍힌 직인입니다	흰 종이에 다시 찍어 스캐너로 스캔합니다
직원 누구나 직인 찍힌 문서를 뽑습니다	출력 권한을 정하지 않았습니다	직인 출력 권한자를 정해 알려 주십시오
사이트 하단 주소가 실제와 다릅니다	이전 사업자등록증 사본을 보냈습니다	최신 사본으로 다시 보내 주십시오
서식의 입금 계좌와 실제 받는 계좌가 다릅니다	예전 통장 사본을 기준으로 적었습니다	지금 쓰는 계좌의 통장 사본을 다시 보내 주십시오