고객 자료 준비: 업무 규칙 자료

고객 준비 가이드2026년 9월 17일 6분 읽기business-rulescustomer-prepdocsmaterialspublic-doc

업무 시스템에는 누가 무엇을 볼 수 있는지, 결재가 어떻게 올라가는지, 번호와 단가를 어떻게 정하는지 같은 회사 고유의 규칙이 들어갑니다. 이 규칙은 회사마다 달라 개발사가 짐작으로 채울 수 없으므로, 고객이 표나 예시 서류로 정리해 주셔야 합니다.
고객 자료 전반은 고객 자료 준비 가이드에 있습니다.

업무 규칙을 먼저 받아야 하는 이유

규칙은 화면 문구가 아니라 데이터 구조에 들어갑니다. 예를 들어 "단가는 품목마다 하나"로 만든 뒤에 "거래처마다 단가가 다르다"는 사실을 알게 되면, 단가를 저장하는 구조와 그것을 쓰는 견적·수주·마감 화면을 함께 고쳐야 합니다. 만든 뒤에 바꾸는 비용이 크기 때문에, 착수 초기에 받는 것을 권합니다.

설명은 말보다 실제 서류가 정확합니다. 지난달의 견적서, 발주서, 결재 문서, 마감 자료를 몇 장씩 보내 주시면 가장 좋습니다(개인정보나 민감한 금액은 가리셔도 됩니다). 규칙에 예외가 있다면 예외가 나온 서류도 함께 주십시오.

이렇게 받은 규칙이 시스템에서 어떻게 지켜지는지는 업무 시스템 개발 기술 스택: 권한·승인·이력을 지키는 구성에서 설명합니다.

권한표

역할마다 무엇을 보고, 고치고, 승인하는지를 표로 정리합니다. 아래 질문에 답해 주십시오.

시스템을 쓰는 역할은 몇 가지입니까(예: 대표, 영업, 구매, 창고, 경리)?
매입 단가와 이익률은 누가 볼 수 있습니까?
다른 직원이 등록한 거래처나 견적을 고칠 수 있습니까?
한 사람이 두 역할을 겸하는 경우가 있습니까?
퇴사자나 외부 인력의 계정은 어떻게 처리합니까?

결재선

결재가 필요한 문서는 무엇입니까(견적, 발주, 할인, 반품 등)?
금액이나 할인율에 따라 결재자가 달라집니까? 기준 금액은 얼마입니까?
결재자가 부재일 때 대신 승인하는 사람이 있습니까?
반려되면 처음부터 다시 올립니까, 고쳐서 다시 올립니까?

번호 체계

수주번호, 발주번호, 견적번호 같은 문서 번호의 규칙입니다.

접두어가 있습니까(예: 견적은 Q, 발주는 P)?
날짜가 들어갑니까? 들어간다면 연월일까지입니까, 연월까지입니까?
일련번호는 몇 자리이고, 연도·월·일 중 언제 1번으로 돌아갑니까?
지금 쓰는 번호를 새 시스템에서 이어서 써야 합니까?
취소된 문서의 번호는 비워 둡니까, 다시 씁니까?

거래처별 단가 방식

품목마다 기본 단가가 있습니까?
특정 거래처에만 적용하는 특별 단가가 있습니까?
수량 구간에 따라 단가가 달라집니까(예: 100개 이상부터 다른 단가)?
특별 단가에 유효기간이 있습니까? 기간이 끝나면 기본 단가로 돌아갑니까?
여러 규칙이 겹치면 어느 쪽이 우선입니까?

월마감 기준

마감일은 언제입니까(말일, 매월 특정일 등)?
마감 후 지난달 거래를 고칠 수 있습니까? 있다면 누가 고칩니까?
마감 후 수정한 기록을 따로 남겨야 합니까?

예외 처리

반품은 원래 주문을 수정합니까, 별도 반품 문서를 만듭니까?
주문 취소는 어느 단계까지 가능합니까(출고 전까지 등)?
부분 출고가 있습니까? 남은 수량은 같은 주문으로 이어집니까, 새 주문이 됩니까?
재고가 부족할 때 주문을 받습니까, 막습니까?

작성 예시

아래는 가상의 소규모 도매 회사를 가정한 예시입니다. 실제 회사의 규칙이 아니며, 답을 적는 형식을 보여 드리기 위한 것입니다.

항목	예시 답
역할	대표, 영업, 창고, 경리 네 가지
매입 단가 열람	대표와 경리만. 영업은 판매 단가만 봅니다
결재선	할인율 10% 이하는 영업 팀장, 초과하면 대표 승인
부재 시	대표 부재 시 경리 팀장이 대신 승인
견적번호	`Q-연월-일련 3자리`, 매월 001부터 다시 시작
단가	기본 단가 + 거래처별 특별 단가(유효기간 있음), 특별 단가가 우선
수량 구간	없음
월마감	매월 말일 마감, 마감 후 수정은 경리 팀장만, 수정 사유 기록
반품	별도 반품 문서로 처리, 원래 주문은 그대로 둠
부분 출고	있음, 남은 수량은 같은 주문에 남김

모든 질문에 답이 정해져 있지 않아도 괜찮습니다. "아직 정하지 않음", "사람마다 다르게 처리함"이라고 적어 주시면, 그 항목은 개발사가 선택지를 정리해 드리고 함께 결정합니다. 정해지지 않은 규칙을 그대로 두고 개발에 들어가는 것보다 이 편이 빠릅니다.

자주 막히는 곳

증상	원인	대응
오픈 후 영업 직원이 매입 단가를 봅니다	권한표 없이 "모두 같은 권한"으로 만들었습니다	착수 초기에 역할별 열람 범위를 표로 정합니다
결재가 대표에게만 몰려 업무가 멈춥니다	금액 기준과 대리 승인자를 정하지 않았습니다	기준 금액과 부재 시 승인자를 적어 둡니다
새해 첫 견적번호가 기존 규칙과 다릅니다	일련번호 초기화 시점을 확인하지 않았습니다	초기화 주기와 기존 번호 이어 쓰기 여부를 답합니다
특정 거래처 견적의 단가가 틀리게 나옵니다	특별 단가와 유효기간 규칙을 늦게 알았습니다	단가 규칙과 우선순위를 예시 견적서와 함께 줍니다
마감한 달의 매출 숫자가 바뀌어 있습니다	마감 후 수정 권한을 정하지 않았습니다	마감 후 수정 가능자와 기록 방식을 정합니다
부분 출고 뒤 남은 수량이 사라집니다	예외 처리를 말로만 전달했습니다	실제 부분 출고 서류 몇 장을 보냅니다